Miten pitää asuntojen hallinnointi sähköisesti ojennuksessa?

Miten pitää asuntojen hallinnointi sähköisesti ojennuksessa?

Vuokralainen laittaa kuun viimeinen päivä viestiä klo 18.37 irtisanoakseen asunnon vuokrasopimuksen. Kuittaat, että asia ok. Sitten alat etsiä asunnon tietoja: mikä olikaan tarkka neliömäärä, onko asunnosta julkaisukelpoisia kuvia, meneekö vesimaksu mittauksen mukaan vai kiinteänä ja mitähän se vesimaksu mahtoikaan olla? Pahimmillaan olet vielä reissun päällä ilman omaa läppäriä. Sitten vain sormet ristiin, että sähköpostista löytyisi vanha vuokrasopimus skannattuna ja hyvällä tuurilla pari valokuvaa asunnosta, jotta saat uuden ilmoituksen nettiin mahdollisimman pikaisesti.

Monesti olemme edellä kuvatussa tilanteessa pyytäneet vuokralaista ottamaan valokuvia asunnosta ja lähettämään meille. Nykyaikana helppo homma, sillä kuvat saa näppärästi otettua puhelimella ja lähetettyä sähköpostin liitteenä. Silti tämä ottaa monesti ihmeen monta päivää aikaa ja lisäksi kuvien laatu on vähän niin ja näin. Sotkuinen asunto ei välttämättä edesauta positiivisen mielikuvan luomisessa.

Olemme linjanneet yhdeksi talven tärkeimmistä tavoitteista kattavan sähköisen arkiston luomisen. Idea on, että meillä olisi kaikista kohteista vähintään seuraavat dokumentit saatavilla, kunhan olemme nettiyhteyden päässä:

  • Nykyisen asukkaan vuokrasopimus (asunnon perustiedot ja vuokralaisen yhteystiedot)
  • Julkaisukelpoiset valokuvat
  • Isännöitsijäntodistus

Lisäksi olisi hyvä olla

  • Viimeisin yhtiökokouskutsu/kokouksen päätökset (tärkeimpänä korjaustarveselvitys/tehdyt korjaukset)
  • Kauppakirja (helpottaa hankintahinnan selvittämistä, mikäli kohde joskus myydään) sekä kopio osakekirjasta ja tositteet varainsiirtoveron hoitamisesta
  • Tositteet asuntoon omistusaikanamme mahdollisesti tehdyistä remonteista
  • Excel-tiedosto, joissa on meidän yhteisten asuntojen osalta mm. vuokraseurannat, tieto milloin kohteessa on viimeksi käyty ja onko vuokralainen toimittanut todistuksen voimassaolevasta kotivakuutuksesta

Arkiston tulisi täyttää vähintään kaksi kriteeriä: 1) pilvessä toimiva, jolloin saatavuus ajasta ja paikasta riippumatonta sekä 2) mahdollisuus muokata dokumentteja suoraan palvelussa. Ehdoton plussa on, jos skannaus on mahdollista tehdä puhelimen kameralla ja heittää tiedosto puhelimesta suoraan arkistoon.

Olemme kartoittaneet vaihtoehtoina alustavasti Google Drivea, Evernotea ja Dropboxia. Tällä hetkellä parhaalta vaihtoehdolta tuntuu Google Drive, mutta sekään ei ole täydellinen.

Nyt haluamme joukkoistaa sähköisen arkiston valinnan. Kerro meille ja muille samaa asiaa pohtiville, miten ottaa niskalenkki dokumenteista. Keskustelua voi käydä alla olevassa kommenttikentässä tai laittaa asiasta meille suoraan viestiä. Arvostamme kaikkia kommentteja!

10 Responses

  1. Visa Valkonen sanoo:

    Itseasiassa varmaan parhaiten tuohon tarkoitukseen voiskin toimia CRM-järjestelmä. Niitä on nykyään pilvin pimein erilaisia ja niistä saa näppärästi muokattua omiin tarpeisiin sopivan. Parhaat järjestelmät ovat tietenkin maksullisia, mutta esimerkiksi Zoholla on ilmainenkin versio ja se varmaan täyttäisi tuon teidän tarpeen. https://www.zoho.com/

    Jos tarvitsette lisää apuja aiheen ympärillä, niin aika paljon on tullut parin viime vuoden aikana noiden kanssa touhuttua ja annan mielelläni vinkkejä 🙂

  2. AsuntosijoittajaHki sanoo:

    Kaikki pilvessä. Käytössä dokumenteille GoogleDrive (spreadsheet ja DriveScan) ja valokuville ja mainosteksteille Weebly web-palvelu.

    Moitteetta toimii, paperille ei tarvetta.

  3. Henri Korhola sanoo:

    Olin perjantaina kiinteistövuosiseminaarissa. Tähän aiheeseen oli käsittääkseni Lifelife-firma tehnyt palvelun.

    Tsekatkaapa se.

  4. toni sanoo:

    Olen tunkenut kaiken asuntosijoittamiseen liittyvän informaation pilviasemalle, historiallisista syistä Onedriveen, joka on osoittautunut hyväksi valinnaksi. Siellä on paitsi tutkimusmateriaali (taulukko jossa seuraan asuntojen hintoja jne) niin myös esimerkiksi ostettujen asuntojen myyntiesitteet (lataan netissä olleen myynti-ilmoituksen paikalliseksi kopioksi varmuuden vuoksi), taloyhtiön paperit ynnä muut niin pitkälle kuin olen niitä saanut; vuokrasopimukset, toimeksiantosopimukset, kaikki valokuvat, taulukko jossa minulla on ylhäällä vuokrat, maksuaikataulut, isännöitsijän yhteystiedot, montako avainta asuntoon on, ovatko eri vastikelajit verovähennyskelpoisia vai eivät, ynnä muuta ynnä muuta.

    Mulla on käynyt niinkuin teillekin, että vuokralainen ilmoittaa kuun viimeisenä päivänä irtisanomisesta, itse olen jossain reissussa. Kaikki tieto mitä tarvitsen on ollut tämän systeemin ansiosta saatavilla aina ja kaikkialla. Pahimmillaan kännykällä, parhaimmillaan läppärillä.

    Kaikki taulukot ovat Excel-muodossa ja koska OneDrive on microsoftin viritys, näiden excelien lukeminen ja editointi sujuu ilmaiseksi ja mainiosti weppiselaimella, pöytäkoneen excelillä, kännykän excelillä ja puhelimen excelillä. Tätä tarkoitin kun alussa sanoin, että OneDrive osoittautui hyväksi valinnaksi vaikka se olikin aluksi umpimähkäinen.

    Onedriven sisältö on myös automaattisesti synkronoitu paikallisesti läppäriin, joten jos kerrankin kävisi niin että olen jossain hiilikaivoksessa netin kuulumattomissa, niin näitä dokumentteja voi vielä katsella ja käpistellä sielläkin kunhan se läppäri edes oli mukana.

  5. Mikko sanoo:

    Moi.
    Tämä on hyvä pointti. Itse käytän dropboxia. Jokaiselle asunnolle on oma kansio, mihin olen laittanut kaikki sähköisessä muodossa olevat asiakirjat ja valokuvat. Dropboxissa saa myös kätevästi jaettua kansion muiden käyttäjien kanssa, jos omistaa asunnon yhdessä.

  6. Tomas sanoo:

    Evernote ja Dropbox yhdessä on toimiva setti. Dropboxissa kuvat, pohjapiirustukset, kauppakirjat, vuokrasopparit, ym ym dokumentit. Evernoteen sitten voi päiväkirjatyylisesti laittaa esim vuokralaisen tiedot, vesimittarin lukemat vuokralaisen vaihtuessa, jne. Joku sijoittaja netissä joskus sanoi tallentavansa myös nuo dokumentit Evernoteen mutta ite en oo siihen ainakaan vielä lähteny. Itelle tärkeintä että kaikki on heti saatavilla riippumatta siitä mikä laite sulla on kourassa, kännyt, pädit, kaikki käy.

  7. Google Drive hoitaa kaiken. Varmuuskopiot, taulukkolaskennan, dokumentit, kaavakkeet ja varmuuskopiot.

  8. Olli sanoo:

    Kiitos kommenteista! Tässähän tuli paljon hyviä vaihtoehtoja!

  9. KP sanoo:

    Mites tietoturvan laita mahtaa olla?
    a) Herran haltuun ja siis pilveen
    b) Paperilla paras

  10. Wurren Baffet sanoo:

    Paras on kirjoittaa tiedot paperille niin kukaan ei pääse hakkeroimaan tilillesi. Kynällä erinäköisten papereiden laitaan voi raapustaa muistiinpanot ja laittaa ne polaroid-kuvien seassa piiringin laatikkoon suloiseen läjään. Ylälaatikossa paperit, kuvat ja sukat, keskilaatikossa kalsarit ja alalaatikossa tyhjät pullot ja tölkit.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *